Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito “GDPR”), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati personali, nonché alla libera circolazione di tali Dati, si rimette la seguente Informativa.

 

Asco Holding S.p.A., con sede in Pieve di Soligo (TV), via Verizzo n. 1030 (di seguito la “Società”), in adempimento della normativa vigente (D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023), ha predisposto la “Procedura di gestione delle Segnalazioni “whistleblowing” di Asco Holding S.p.A.” (nel prosieguo, la “Procedura” [[1]]).

Ai sensi della Procedura e della normativa vigente, per Asco Holding, società rientrante nel novero dei “soggetti del settore privato”, l’ambito delle Segnalazioni è limitato agli aspetti rilevanti di cui al D. Lgs. 231/2001 e s.m.i. Di conseguenza, la gestione delle Segnalazioni è affidata direttamente all’Organismo di Vigilanza (OdV) della società.

La gestione delle Segnalazioni si caratterizza, per obbligo normativo, da un peculiare obbligo di riservatezza, in ragione del quale i Dati personali inclusi nella Segnalazione sono trattati esclusivamente dall’OdV (e dal relativo segretario, ove nominato), senza alcuna divulgazione, nemmeno ad altri organi aziendali, salvo nelle casistiche previste dalla Procedura.

Ciò premesso, ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del GDPR, nonché della normativa italiana di armonizzazione, Asco Holding S.p.A. informa di essere il “Titolare del Trattamento” dei Dati personali forniti dai Segnalanti e/o dagli altri soggetti coinvolti nella gestione delle Segnalazioni trasmesse in applicazione della Procedura.

Ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 24/2023, quale requisito per l’entrata in vigore, la Procedura è stata sottoposta a valutazione d’impatto sulla protezione dei Dati (DPIA), in applicazione della vigente Privacy Policy. La DPIA, svolta tenendo conto dell’applicazione delle misure di sicurezza già implementate, ha evidenziato un livello di rischio accettabile rispetto ai Trattamenti di Dati personali connessi alla gestione delle Segnalazioni.

 

1. Finalità del Trattamento

I Dati personali saranno trattati da Asco Holding S.p.A., per il tramite dell’OdV, per:

1. la gestione della Segnalazione, quindi per lo svolgimento del relativo iter come precisato nella Procedura;
2. l’adempimento degli eventuali, conseguenti, obblighi legali in capo ad Asco Holding S.p.A.;
3. l’adempimento di richieste specifiche che avessero a pervenire dalle autorità amministrative o giudiziarie competenti e, più in generale, da soggetti pubblici, nel rispetto delle formalità di legge;
4. l’effettuazione di ulteriori verifiche interne/audit o indagini, volte all'accertamento dell’eventuale commissione di atti illeciti e/o delle presunte violazioni ad obblighi o divieti, connessi o conseguenti ai rapporti giuridici in essere tra Asco Holding S.p.A. ed il/i soggetto/i coinvolto/i dalla Segnalazione. A questo riguardo e nel rispetto della normativa applicabile, nonché in coerenza con quanto previsto dagli strumenti normativi aziendali in materia di assegnazione ed utilizzo di risorse ICT ad uso individuale, si rende noto che, ai fini dello svolgimento delle verifiche interne/audit o indagini di cui sopra, i Dati personali, eventualmente presenti nelle dotazioni tecnologiche aziendali assegnate al Personale per finalità lavorative, potranno essere trattati (dall’OdV) nel contesto del processo di gestione delle Segnalazioni;
5. la difesa di un diritto, in sede giudiziaria, o il perseguimento di un interesse legittimo, in capo ad Asco Holding S.p.A., quindi per accertare, esercitare o difendere un diritto o un interesse legittimo.

In conseguenza, i Dati personali raccolti nell’ambito del processo di gestione delle Segnalazioni, saranno trattati, di norma, senza la necessità del consenso esplicito dell’Interessato, in quanto la base giuridica del Trattamento è rappresentata dall’adempimento di un obbligo derivante da disposizioni di legge per la tutela di un interesse pubblico rilevante.

In parziale deroga, si pone esclusivamente la posizione del Segnalante, rispetto al quale, ai sensi di Legge e come previsto dalla Procedura, nei casi ivi previsti (legati essenzialmente alla divulgazione del dato di identità del Segnalante al di fuori del perimetro proprio dell’OdV), si pone l’obbligo di acquisire, in via preventiva, l’esplicito consenso del Segnalante.

Asco Holding S.p.A. tratterà i Dati personali (direttamente) forniti, o altrimenti acquisiti, nell’ambito della Procedura, per le finalità strumentali e/o connesse alla gestione delle Segnalazioni, in accordo a quanto previsto dalla normativa pro tempore vigente e dalla regolazione interna (es. svolgimento di attività di accertamento e di indagine interna, procedimenti disciplinari nei limiti di quanto consentito dalle norme applicabili al rapporto di lavoro, ecc.).

Pertanto, i Dati personali saranno oggetto di Trattamento nella misura in cui l’Interessato effettui una Segnalazione nominativa, o sia menzionato nella Segnalazione, o abbia ad essere coinvolto nel processo di gestione della Segnalazione.

Il Trattamento riguarderà quindi tutte quelle operazioni necessarie per:

• l’esecuzione delle attività di ricezione, analisi, accertamento ed archiviazione della Segnalazione;
• l’instaurazione di eventuali provvedimenti disciplinari, o l’adozione di altre misure e provvedimenti, da valutarsi caso per caso;
• le esigenze di controllo interno e di monitoraggio dei rischi aziendali.

 

2. Categoria dei Dati personali raccolti.

I Dati personali raccolti e trattati da Asco Holding S.p.A. per assolvere alle finalità di cui al paragrafo 1, sono riferibili a diverse categorie.

In particolare, il Trattamento può riguardare anche Dati Particolari di cui all’art 9 del GDPR (es. informazioni idonee a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute e la vita sessuale), ovvero Dati personali relativi a condanne penali e reati, di cui all’art. 10 del GDPR (quale peculiare categoria di Dati Particolari).

I Dati Particolari saranno trattati esclusivamente ove risulti strettamente necessario al fine di gestire la Segnalazione, in ossequio ai principi di proporzionalità e necessità.

 

3. Modalità di Trattamento e tempi di conservazione dei Dati

I Dati personali – necessari e strumentali ai fini della corretta gestione della Segnalazione – saranno trattati essenzialmente con l’ausilio di strumenti automatizzati (modalità preminente), sia, eventualmente, su supporto cartaceo, secondo logiche strettamente correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza per il periodo strettamente necessario a conseguire le finalità di cui al paragrafo 1, nonché per l’adempimento di eventuali obblighi legali gravanti sul Titolare, secondo i principi di minimizzazione del Trattamento sanciti dal Regolamento ed attuati dalla Procedura.

Per il perseguimento delle medesime finalità, il Titolare, nei limiti previsti o imposti dalla normativa (sia comunitaria che nazionale) pro tempore vigente, nonché secondo quanto indicato nella Procedura, potrà comunicare i Dati personali a soggetti terzi, quali, ad esempio, quelli appartenenti alle seguenti categorie:

• organi giudiziari e forze di polizia delegate e/o altre amministrazioni pubbliche;
• laddove interessati alla valutazione della Segnalazione, organismi di amministrazione e di controllo di Asco Holding S.p.A.

Il Titolare garantisce la massima cura affinché la comunicazione dei Dati personali ai predetti destinatari riguardi esclusivamente quelli necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.

I Dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 5 anni dalla chiusura della Segnalazione e comunque per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e trattati, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge, o comunque per consentire ad Asco Holding S.p.A. la tutela dei diritti e degli interessi legittimi propri o di terzi.

 

4. Ambito di comunicazione, trasferimento all’estero e diffusione dei Dati personali

Il Trattamento dei Dati personali sarà effettuato dall’OdV di Asco Holding S.p.A. e, eventualmente, dal relativo segretario, ove nominato.

Il/i componente/i dell’OdV (e il relativo segretario, ove nominato) è/sono stato/i specificatamente nominato/i Autorizzato/i al Trattamento dei Dati personali derivanti, tra l’altro, dalla gestione delle Segnalazioni.

Il Trattamento relativo ai Dati di registrazione alla Piattaforma Segnalazioni Whistleblowing, cd “Segnalazioni.net” è effettuato dal fornitore della stessa, in qualità di Responsabile del Trattamento. Si precisa che tale soggetto ha esplicitamente dichiarato di non aver accesso ai Dati personali oggetto delle Segnalazioni e presenti nella Piattaforma in quanto gli stessi vengano criptati dal software proprio della medesima Piattaforma.

Infine, un parziale Trattamento, in ogni caso tale da non pregiudicare la riservatezza prevista sia dalla normativa vigente che dalla Procedura, potrà essere effettuato da società e professionisti di fiducia del Titolare, previa nomina a Responsabile del Trattamento, salvo i casi in cui il soggetto incaricato si configuri come Titolare autonomo.

L’elenco dettagliato ed aggiornato dei Responsabili del Trattamento è disponibile, su richiesta, inviando una comunicazione scritta c/o la sede di Asco Holding S.p.A., ovvero una e-mail a  privacy@ascopiave.it.

I Dati personali, salvo obblighi normativi in tal senso, non saranno diffusi, né trasferiti in Paesi extra UE.

 

5. Diritti dell’Interessato

In relazione al Trattamento dei Dati personali, è facoltà di ogni Interessato esercitare i seguenti diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento: diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione del Trattamento, diritto a vedersi notificare la rettifica, la cancellazione dei Dati personali, o la limitazione del Trattamento, diritto alla portabilità dei Dati, diritto di opposizione al Trattamento, diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul Trattamento automatizzato, diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei Dati personali.

Si precisa tuttavia che, in relazione al Trattamento di cui alla presente, Asco Holding S.p.A., può / dovrà limitare (o ritardare) gli adempimenti conseguenti all’esercizio di detti diritti, laddove sussista il rischio che, da questo, possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante (e/o degli altri soggetti tutelati in forza degli obblighi legali), ovvero possa essere compromessa la capacità di verificare efficacemente la fondatezza della Segnalazione e/o di raccogliere le prove o le informazioni necessarie, conformemente a quanto stabilito dalle applicabili disposizioni di legge.

In merito, va sottolineato come, al di fuori delle casistiche previste dalla Legge e dalla Procedura, in nessuna circostanza il Segnalato, o terzi soggetti, potranno esercitare i propri diritti di accesso per ottenere informazioni sull’identità del Segnalante

Per l'esercizio dei diritti degli Interessati, come sopra menzionati e nei limiti pocanzi precisati, è possibile rivolgersi all’Organismo di Vigilanza di Asco Holding S.p.A., inviando una comunicazione scritta via e-mail a: odv@ascoholding.it. In generale, è infine possibile far riferimento ai recapiti di cui al successivo paragrafo 6.

 

 

6. Titolare e Responsabile della protezione dei Dati

Titolare del Trattamento è Asco Holding S.p.A., con sede in via Verizzo, 1030, 31053 Pieve di Soligo (TV).

Asco Holding S.p.A., allo stato, non è soggetta all’obbligo di (e non ha provveduto alla) nomina del Responsabile della Protezione dei Dati personali (RPD, o Data Protection Officer- DPO).

 

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Nessun Dato personale degli utenti viene implicitamente acquisito dalla Piattaforma.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookies persistenti per il tracciamento degli utenti.

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