Cos'è il Whistleblowing e chi è un Whistleblower?
Il Whistleblowing è uno strumento attraverso il quale il Segnalante segnala Potenziali Illeciti Rilevanti commessi dal Personale o da Terzi.
Il Whistleblower è la persona che, durante lo svolgimento delle proprie mansioni, o in occasione di queste, dunque nell’ambito del contesto lavorativo e/o di altri rapporti giuridici con Asco Holding, essendo venuto a conoscenza di un Potenziale Illecito Rilevante, decide di farlo oggetto di una Segnalazione. Il Whistleblower è tutelato dalla normativa e dalla Procedura di gestione delle Segnalazioni “whistleblowing” di Asco Holding.
Per ulteriori informazioni, si rimanda alla Procedura, rinvenibile ai link: https://www.ascoholding.it/governance/modello-231/ o https://ascoholding.segnalazioni.net/ ed alla “normativa sul Whistleblowing” (D. Lgs. 24/2023), disponibile online.
Come si può inviare una Segnalazione?
La Piattaforma Segnalazioni.net prevede due modalità per inviare una Segnalazione. In entrambi i casi, è possibile inviare una Segnalazione in forma scritta o in forma vocale. In quest’ultimo caso, in fase di ascolto, la voce del Segnalante verrà alterata automaticamente.
In particolare, le modalità sono:
Utente Registrato: il Segnalante deve creare un account tramite il quale accedere, con username e password, alla Piattaforma e poi compilare il modulo segnalazione. In questo caso, l’identità del Segnalante è disponibile all’Ufficio Preposto, ma il dato relativo è separato (in automatico) dalla Segnalazione e nascosto, quindi visualizzabile dall’Ufficio Preposto solo ove questo, per esigenze gestionali, decida di accedervi.
Utente non registrato: il Segnalante accede alla Piattaforma senza registrazione, quindi invia il modulo segnalazione e, in seguito, può accedere alla (propria) Segnalazione tramite il codice e la password rilasciati dalla Piattaforma (questi vanno custoditi con cura in quanto, in caso di smarrimento, non sarà più possibile accedere alla Segnalazione).
Ove il Segnalante, pur senza registrarsi, abbia comunque optato per una Segnalazione non anonima, vale quanto indicato per gli utenti registrati in merito all’accessibilità di tale dato.
Da chi viene gestita la mia Segnalazione?
La gestione della Segnalazione è affidata all’Organismo di Vigilanza di Asco Holding (con l’ausilio dell’eventuale segretario, ove nominato).
Nei casi previsti dalla Procedura (segnalazioni riguardanti l’OdV, o il verificarsi di situazioni di possibile conflitto di intessi del medesimo Organismo), la gestione è affidata al Consiglio di Amministrazione di Asco Holding (con l’ausilio dell’eventuale segretario, ove nominato).
Per ulteriori informazioni, si rimanda alla Procedura, rinvenibile ai link: https://www.ascoholding.it/governance/modello-231/ o https://ascoholding.segnalazioni.net/.
Come verificare lo status dell’iter gestionale della Segnalazione?
Se il Segnalante è un utente registrato, o se ha indicato l’indirizzo e-mail come utente non registrato, riceverà una notifica (via e-mail) sia dell’evoluzione dei diversi step propri della gestione della Segnalazione ai sensi della Procedura, sia qualora l’Ufficio Preposto abbia trasmesso messaggi, per richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti.
Ove non si ricevano le notifiche, si raccomanda di verificare la casella spam dell’e-mail registrata o indicata.
Ad ogni modo, si consiglia di accedere periodicamente alla Piattaforma, per verificare direttamente la presenza di richieste, o per consultare lo stato di lavorazione della Segnalazione.
È possibile integrare la Segnalazione?
Dopo aver inviato la Segnalazione, il Segnalante può, ove lo ritenga, o a seguito di richieste dell’Ufficio Preposto, integrarla, accedendo alla Piattaforma e alla Segnalazione in precedenza trasmessa ed inserendo uno o più messaggi nell’area “messaggi”.
Quali fatti o atti possono essere segnalati?
Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto di una Segnalazione. Vengono considerate rilevanti le Segnalazioni aventi ad oggetto una qualsiasi notizia circostanziata, riferita o riferibile ad un Potenziale Illecito Rilevante (presunti comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della società) e fondata su elementi di fatto precisi e concordanti.
L’ambito dei Potenziali Illeciti Rilevanti, per Asco Holding, è limitato ai Potenziali Illeciti Rilevanti ai sensi del D.L.gs. 231/2001 (violazione Codice Etico e/o Modello 231 e/o procedure attuative, ecc.).
Sono inammissibili le Segnalazioni relative a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad una vicenda e/o ad un interesse di carattere personale del Segnalante.
Per ulteriori informazioni, si rimanda alla Procedura, rinvenibile ai link: https://www.ascoholding.it/governance/modello-231/ o https://ascoholding.segnalazioni.net/.
Come viene gestita l’identità del Segnalante?
Le Segnalazioni e l'identità del Segnalante sono altamente riservate.
La Piattaforma nasconde l’identità del Segnalante. L'accesso all'identità del Segnalante è concesso esclusivamente all’Ufficio Preposto, tramite una procedura di sicurezza che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione che ha portato alla necessità di visualizzarla. Nel caso in cui l’Ufficio Preposto abbia visualizzato l’identità del Segnalante, questo informato tramite un avviso della Piattaforma.
La Piattaforma non utilizza sistemi di log che consentono di risalire all’identità di chi invia una Segnalazione.
Perché un Segnalante non riceve le e-mail da parte della Piattaforma?
Un Segnalante riceve le e-mail di allert dalla Piattaforma solo se:
- è un utente registrato, oppure
- è un utente non registrato, ma ha inserito una e-mail per ricevere le notifiche.
NB: si ricorda di verificare la casella spam.
Se non è stata indicata nessuna e-mail, non si ricevono notifiche. Sarà quindi necessario accedere alla Piattaforma per visualizzare i messaggi con le variazioni di status e/o con le richieste di informazioni / dati dell’Ufficio Preposto. L’accesso periodico alla Piattaforma, dopo l’invio di una Segnalazione, è comunque sempre consigliato, anche nei casi di cui ai punti 1 e 2.
Come richiedere assistenza tecnica?
Rilevandosi mal funzionamenti o anomalie nell’utilizzo della Piattaforma, è possibile richiedere assistenza tecnica al servizio di assistenza di DigitalPA, fornitore della Piattaforma, a questo link: https://helpdesk.digitalpa.net/.
Attenzione: il portale di assistenza non è anonimo. Pertanto, volendosi conservare l'anonimato anche in questa fase, si consiglia di utilizzare una e-mail non nominativa.
Il sistema di assistenza tecnica non è soggetto alla normativa sul Whistleblowing.
La Piattaforma è l’unico canale per l’invio di una Segnalazione?
No, ma è quello con le maggiori funzionalità e che garantisce maggiore sicurezza nella tutela della riservatezza dei dati (tutti criptati) e dell’identità del Segnalante (e degli altri soggetti coinvolti).
Per ulteriori informazioni sugli altri canali disponibili, si rimanda alla Procedura, rinvenibile ai link: https://www.ascoholding.it/governance/modello-231/ o https://ascoholding.segnalazioni.net/.
